Com o avanço tecnológico muitas ferramentas chegaram ao mercado com o intuito de facilitar a vida das pessoas e das próprias empresas. E uma delas é o Google Workspace.

Conhecido como G Suíte até o ano de 2020, esse é um conjunto de aplicativos inteligentes voltado para empresas que precisam hospedar e-mail e ter uma variedade de aplicações e funcionalidades a sua disposição.

A solução está aos poucos substituindo até mesmo o Office 365 pela sua facilidade de uso, possibilidade de armazenamento em nuvem e muito mais.

Neste artigo vamos mostrar um pouco mais sobre as principais funcionalidades dessa ferramenta e os benefícios que ela traz para o seu negócio. Confira!

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é um conjunto de ferramentas virtuais que auxilia os colaboradores de uma empresa, uma vez que permite a construção de planilhas e outros documentos ao mesmo tempo, mesmo estando em locais diferentes.

Em resumo, ele funciona como uma solução de comunicação e colaboração. Um dos pontos interessantes é que ele colabora para o aumento da produtividade de todo time e pode ser usado por empresas de qualquer porte.

Por ser uma solução baseada em nuvem, as integrações melhoram a acessibilidade e flexibilidade do ambiente de trabalho, proporcionando muito mais segurança para os usuários.

Quais são as principais ferramentas do Google Workspace?

Dependendo do plano escolhido para o seu negócio você pode dispor de mais ou menos funcionalidades. No plano básico, por exemplo, você tem à sua disposição:

  • Gmail;
  • Google Calendar;
  • Google Drive;
  • Docs e Sheets;
  • Google Keeps.

Gmail

Um fato interessante é que todos os colaboradores do negócio podem ter suas próprias contas do Gmail com endereços de e-mail com seu próprio domínio pessoal. Por exemplo: jonatas@nomedasuaempresa.com.br.

Dependendo da quantidade de colaboradores dá para usar o plano básico mesmo, mas com mais contratações será preciso de um plano mais avançado.

Google Calendar

O Google Calendar veio para mudar a vida das empresas. Afinal, ele ajuda a manter sua agenda organizada e emite lembretes dos compromissos que você tem durante o dia.

Um dos pontos positivos desse recurso é que dá para criar vários calendários acessíveis para todos no seu negócio. Pode ser calendário de grupo para eventos, reuniões regulares, até mesmo outros compromissos.

Google Drive

O Google Drive é uma opção muito boa para guardar arquivos da sua empresa na nuvem com acesso fácil de qualquer dispositivo. No plano básico você pode armazenar até 30GB para cada colaborador.

Alguns planos mais avançados como o Business, Enterprise e Teams permitem armazenamento ilimitado. Isso quer dizer que você sempre terá espaço suficiente para os arquivos do seu negócio.

Google Docs e Google Sheets

Essas duas ferramentas são usadas todos os dias e permite importar até mesmo arquivos para o Office. O interessante é que você não precisa salvar os documentos no computador e mais pessoas podem acessá-lo.

Por exemplo, você pode criar uma planilha de trabalho na qual colaboradores acessem ao mesmo tempo de locais diferentes. O resultado é que fica mais fácil implantar o trabalho home office no seu negócio.

Google Keep

Essa ferramenta permite que você faça muitas coisas. Dá para criar listas de afazeres, notas, definir lembretes e diversas outras atividades para o seu negócio.

Tudo é sincronizado por meio dos dispositivos e por isso você tem praticamente tudo o que precisa ao seu alcance. E na hora que você faz uma pesquisa do Google, ela funciona muito bem.

Quais são os principais benefícios do Google Workspace?

São muitas as vantagens que o Google Workspace traz para o seu negócio. Mas dentre as principais delas podemos citar:

  • facilidade no gerenciamento de dispositivos;
  • colaboração no trabalho home office;
  • uso em dispositivos diferentes;
  • comunicação em um só lugar;
  • mais produtividade.

Facilidade no gerenciamento

Quando você assina o Google Workspace, você recebe uma conta chamada “Admin Console”. Ela é voltada para gerenciar todo o sistema e criar os níveis de acesso de cada colaborador.

Você pode bloquear extensões não confiáveis, autorizar logins por meio de código de verificação e muito mais. Tudo isso facilita o gerenciamento do seu negócio.

Colaboração no trabalho home office

Um dos benefícios do Google Workspace é que ele permite que todos os colaboradores trabalhem juntos em tempo real de qualquer lugar que estejam.

Isso facilita o trabalho home office que já aponta como uma verdadeira tendência no mundo dos negócios. Para ter uma ideia, dá para usar a mesma planilha, fazer reuniões pelo Google Meet e até criar apresentações em conjunto.

Uso em dispositivos diferentes

Outro grande benefício é que os colaboradores não ficam mais condicionados somente em trabalhar dos computadores da empresa. Eles podem acessar os arquivos de vários outros dispositivos móveis.

A vantagem disso é a mobilidade para seu negócio, pois você pode contratar talentos que moram em localidades distantes e aplicar o home office.

Comunicação em um só lugar

O Google Workspace oferece uma comunicação unificada, o que permite integrar os aplicativos para que possam ser acessados em tempo real.

Só para ter uma ideia, dá para os colaboradores fazerem uma videoconferência, todos acessarem o mesmo documento ao mesmo tempo e fazerem as alterações em conjunto em tempo real.

Isso evita que eles tenham que ficar trocando vários e-mails, e concluam um projeto com muito mais rapidez e sem chances de ruídos de comunicação.

Mais produtividade

Por fim, a ferramenta torna o ambiente de trabalho muito mais harmônico e flexível. Nesse sentido, os colaboradores podem desenvolver atividades de qualquer canto do mundo e se comunicar com muito mais facilidade.

Você deixa de ter o foco do seu negócio na quantidade de horas trabalhadas, e passa a vislumbrar de maneira muito mais efetiva os resultados que o seu time traz. 

Vale dizer que isso também colabora para uma maior redução de custos na empresa, uma vez que não é mais necessário ter grandes espaços de trabalho e nem de investimentos em muitos equipamentos.

Agora que você já sabe como funciona o Google Workspace, crie equipes muito mais produtivas dentro do trabalho remoto!

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.